Algemene klachtenprocedure

De Vlaamse Schermbond hecht belang aan een kwaliteitsvolle, correcte en zorgvuldige werking. Heb je als sporter, ouder, trainer, club, vrijwilliger of andere betrokkene een klacht over de werking, dienstverlening, activiteiten of organisaties van de Vlaamse Schermbond, dan kan je deze indienen via info@vlaamseschermbond.be of via het formulier.
 
Een klacht kan onder meer betrekking hebben op:
  • de administratieve of organisatorische werking van de federatie;
  • communicatie, lidmaatschap en vergunningen;
  • opleidingen, bijscholingen en examens;
  • de organisatie en praktische uitvoering van wedstrijden, stages, evenementen of andere activiteiten waarvoor de Vlaamse Schermbond verantwoordelijk is;
  • de toepassing van reglementen;
  • de werking of het handelen van medewerkers, vrijwilligers, commissies of andere organen van de Vlaamse Schermbond;
  • andere aangelegenheden die verband houden met de werking of organisatie van de Vlaamse Schermbond.

    Je kunt een document of afbeelding toevoegen ter ondersteuning van je klacht (PDF, JPG of PNG, maximaal 10 MB).

    Algemene klachtenprocedure

    De Vlaamse Schermbond hecht belang aan een kwaliteitsvolle, correcte en zorgvuldige werking. Heb je als sporter, ouder, trainer, club, vrijwilliger of andere betrokkene een klacht over de werking, dienstverlening, activiteiten of organisaties van de Vlaamse Schermbond, dan kan je deze indienen via info@vlaamseschermbond.be of via het formulier.
    Een klacht kan onder meer betrekking hebben op:
        • de administratieve of organisatorische werking van de federatie;
        • communicatie, lidmaatschap en vergunningen;
        • opleidingen, bijscholingen en examens;
        • de organisatie en praktische uitvoering van wedstrijden, stages, evenementen of andere activiteiten waarvoor de Vlaamse Schermbond verantwoordelijk is;
        • de toepassing van reglementen;
        • de werking of het handelen van medewerkers, vrijwilligers, commissies of andere organen van de Vlaamse Schermbond;
        • andere aangelegenheden die verband houden met de werking of organisatie van de Vlaamse Schermbond.

    Hoe dien je een klacht in?

    Algemene klachten kunnen schriftelijk worden ingediend via info@vlaamseschermbond.be. Het secretariaat fungeert als centraal aanspreekpunt. Je hoeft dus zelf niet uit te zoeken bij welke persoon of commissie je klacht thuishoort.

    Vermeld in je klacht bij voorkeur:

    • je naam en contactgegevens;
    • een duidelijke omschrijving van de klacht;
    • wanneer en waar de feiten zich hebben voorgedaan;
    • eventuele betrokken personen of organisaties;
    • relevante documenten of andere informatie die kunnen helpen bij de behandeling.

    Je ontvangt binnen drie werkdagen een antwoord of minstens een bevestiging van ontvangst.

     

    Hoe wordt je klacht behandeld?

    Het secretariaat registreert de klacht en bekijkt welke persoon, commissie of instantie bevoegd is om deze verder te behandelen. De klacht wordt vervolgens gericht doorgestuurd.

    Indien de Vlaamse Schermbond niet bevoegd is om de klacht zelf te behandelen, of wanneer een specifieke procedure van toepassing is, wordt de indiener hierover geïnformeerd en waar mogelijk doorverwezen naar de bevoegde persoon, commissie, organisatie of externe instantie.

    Een persoon die rechtstreeks betrokken is bij de klacht of hierbij een belangenconflict heeft, neemt niet deel aan de beoordeling of beslissing over deze klacht.

    Klachten worden discreet behandeld. Informatie wordt enkel gedeeld met personen of instanties voor zover dit noodzakelijk is voor een correcte behandeling.

    De Vlaamse Schermbond streeft ernaar om binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de klacht een inhoudelijk antwoord te bezorgen. Wanneer bijkomend onderzoek nodig is of deze termijn niet haalbaar blijkt, wordt de indiener hiervan op de hoogte gebracht en wordt, indien mogelijk, een nieuwe indicatieve termijn meegedeeld.

    Na behandeling ontvangt de indiener, voor zover mogelijk en rekening houdend met de privacy en rechten van andere betrokkenen, informatie over de behandeling en verdere opvolging van de klacht.

     

    Grensoverschrijdend gedrag en integriteit

    Gaat je klacht of melding over grensoverschrijdend gedrag of een mogelijke inbreuk op de fysieke, psychische of sociale integriteit? Dan kan je hiervoor rechtstreeks en vertrouwelijk terecht bij de Aanspreekpersonen Integriteit (API’s) van de Vlaamse Schermbond.

    De contactgegevens van onze API’s en meer informatie over het melden en behandelen van integriteitskwesties vind je op de pagina Integriteit.

     

    Specifieke procedures

    Voor bepaalde klachten, feiten of beslissingen bestaat binnen de Vlaamse Schermbond een specifieke procedure, bijvoorbeeld op het vlak van tucht, beroep, doping of wedstrijdreglementering. In dat geval wordt de toepasselijke specifieke procedure gevolgd die beschreven is in het tuchtreglement van de federatie.

    Het secretariaat informeert de indiener hierover en verwijst de klacht indien nodig door naar de bevoegde persoon, commissie of instantie.

    Het indienen van een algemene klacht schorst of verlengt geen termijnen die gelden binnen een specifieke tucht-, beroeps- of andere reglementaire procedure.